Usar o Assistente de Agendamento no Outlook - Microsoft Office

Ao criar uma reunião, use o Assistente de agendamento para ver se as salas e os participantes estão disponíveis.

• Em uma nova solicitação de reunião, escolha Assistente de Agendamento.  
• A área sombreada com barras verticais mostra o horário da reunião. Arraste as barras para ajustar o horário da reunião.
• A grade mostra quando os participantes estão disponíveis. À direita da solicitação de reunião, o Outlook mostra os sugeridos e o número de conflitos.

Fonte: Suporte Microsoft